Perlengkapan & Peralatan kantor adalah aset penting yang harus dimiliki oleh sebuah instansi demi kelancaran operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar, ketiganya memerlukan barang-barang standar yang hampir sama. Perbedaannya adalah pada bagian kuantitas serta bidang usaha yang dijalankan. Dengan pemilihan yang tepat, tentunya investasi yang dikeluarkan akan benar-benar bermanfaat untuk mendukung mekanisme dan efisiensi kantor.

Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk mendapatkan Perlengkapan & Peralatan kantor dengan bekerja sama dengan satu distributor dalam perjanjian tender. Hal ini memudahkan instansi untuk melakukan pembelian secara berkelanjutan selama kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, pembelian barang-barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung dari supplier manapun. Akan tetapi, pekerjaan menjadi lebih banyak karena selain memilih distributor, perusahaan juga harus memperhatikan beberapa hal agar mendapatkan produk yang berkualitas.

Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi tugas penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang bersangkutan. Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam memilih Perlengkapan & Peralatan kantor, di antaranya:

1. Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan.
2. Jenisnya sebaiknya yang praktis
3. Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
4. Mutunya harus benar-benar baik
5. Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah
6. Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
7. Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan

Selain mempertimbangkan hal-hal di atas, pemilihan Perlengkapan & Peralatan kantor juga perlu melihat faktor-faktor penting berikut:

1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya – rumusan pekerjaan yang jelas memberikan gambaran tentang perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung proses penyelesaiannya.
   Kebutuhan setiap pegawai di kantor – prinsip pembagian tugas yang jelas menunjukkan kebutuhan peralatan yang berbeda dari satu pegawai dengan pegawai yang lain.

2. Efisiensi jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan – penghitungan yang matang dan pemilihan yang tepat akan mempengaruhi penekanan pada penghematan waktu dan jumlah pengeluaran.

3. Fleksibilitas penggunaan – pekerjaan yang dipilih sebaiknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan.
Harga dan penanaman modal – pilih alat yang awet sebagai aset dengan tetap memperhatikan kondisi finansial perusahaan.

4. Nilai estetika – tampilan produk yang baik tentu memberikan dampak positif pada semangat kerja dan produktivitas karyawan.

5. Perferensi pegawai – pemilihan perlengkapan dan peralatan di dasarkan oleh adanya SDM yang berpengalaman dalam menggunakannya.
Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan – berkaitan dengan kemampuan dan jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan
Prediksi beban pekerjaan – prekdisi diperlukan karena peralatan diharapkan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.

6. Kualitas pekerjaan tata usaha – peralatan dan perlengkapan yang dibeli harus mendukung tujuan untuk mencapai hasil kerja yang diinginkan.

Karena kebutuhan akan Perlengkapan dan Peralatan kantor merupakan hal yang berkelanjutan dan terus menerus demi kelangsungan hidup perusahaan.
Oleh karena itu, pemilihan dan penghitungan yang bijak akan memberikan dampak positif secara keseluruhan.