Atur inventaris kantor yuk!

Inventaris menurut KBBI adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, sekolah, rumah tangga, dan sebagainya yang dipakai dalam melaksanakan tugas.

Inventaris merupakan aset utama dari suatu bisnis dan merupakan investasi yang terikat hingga barang tersebut dijual atau digunakan dalam produksi. Adapun yang masuk dalam pengelolaannya yakni biaya perawatan, pengasuransian, hingga nilai dari barang tersebut. Apabila salah kelola, maka akan menimbulkan masalah keuangan pada bisnis.

Teknik penataan dan pengorganisasian alat dan kebutuhan rumah tangga tidak hanya perlu diterapkan di rumah atau tempat tinggal saja, namun juga di kantor. Karena pada umunya kebutuhan kantor merupakan kertas dan alat tulis, tentu teknik mengorganisasi kebutuhan kantor akan berbeda dengan menata peralatan rumah tangga di rumah.

Tips for Managing Your Office Supply Inventory as a New Business |  Makeinbusiness.com

Organisasi kebutuhan kantor ini penting guna mencegah terjadinya pembelian terlalu banyak item tertentu, sementara item lain yang stoknya sudah menipis malah belum terbeli. Cara – cara di bawah ini bisa diterapkan untuk mengorganisasi kebutuhan kantor dengan efektif.

1. Buatlah dua rangkap daftar inventaris
Dengan mempunyai dua rangkap dokumen, perusahaan dapat berjaga-jaga bila kehilangan salah satunya. 1 rangkap diletakkan di kantor, dan lainnya di luar kantor. Menyimpan di USB atau hard disk pun ide yang baik, untuk mempermudah perpindahan dan perlindungan dari bencana alam.

2. Memperbaharui daftar inventaris
Inventaris perusahaan akan terus berubah, sebagaimana dokumen yang ‘hidup’. Oleh karena itu, pembaharuan harus terus dijaga dalam periode yang telah ditentukan.

3. Dokumentasi dan Bukti
Keberadaan foto asset dapat memperkuat posisi perusahaan ketika mengklaim benda-benda tersebut.

4. Kategorisasi
Mengelompokkan data berdasarkan kategorinya akan sangat membantu perusahaan. Misalnya, benda dapat dibagi menjadi perabotan kantor dan aksesorisnya (cth: meja, kursi, buku, lampu, kabinet, tempat sampah), peralatan elektronik (mesin faks, mesin fotokopi, printer, telepon kabel, sound system), kertas dan dokumen, persediaan ritel (bila perusahaan bergerak dalam bisnis ritel), dan ATK.

Membuat daftar inventaris kantor tidak akan memakan waktu banyak, bila perusahaan dapat menempatkan orang yang tepat serta bergerak dengan teknologi dan perangkat yang sesuai. Ketika daftar inventaris telah selesai, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan valuasi asset dan klaim asuransi.

Tagged , , , , , ,

Leave a Reply

Your email address will not be published.