Berdasarkan pemaparan artinya secara harfiah dan istilah, kamu mungkin sudah menangkap, apa saja fungsi dari surat ini. Namun, untuk membuatnya lebih jelas, berikut beberapa poin terkait fungsi surat yang tengah kita bahas.

Pertama, sebagai Pengingat

Pertama adalah sebagai pengingat. Surat dinas dapat dijadikan sebagai pengingat. Ini dapat dimanfaatkan oleh penerima ataupun pemberi surat, khususnya terkait ekerjaan atau kegiatan dinas tertentu. Untuk itu, sebaiknya surat ini diarsipkan.

Kedua, sebagai Bukti

Maksudnya bagaimana? Surat untuk keperluan dinas ini merupakan surat resmi dan dikeluarkan instansi dapat dijadikan sebuah alat bukti yang otentik. Buktinya bisa untuk bukti pengadaan perjanjian, atau bukti adanya perubahan terhadap suatu hal.

Ketiga, sebagai Pedoman Kerja

Ini merupakan salah satu yang umum digunakan, surat untuk pedoman kerja. Mulai dari pemberian instruksi kerja, izin kegiatan, dan lainnya. Dalam hal ini, bentuknya adalah surat izin atau surat keputusan.

Unsur yang Ada dalam Surat Dinas

Kita lanjut ya, ke pembahasan berikutnya. Bagian ini akan memaparkan tentang unsur-unsur yang ada dalam sebuah surat, khususnya untuk urusan dinas. Perlu kamu tahu, agar bisa memudahkanmu dalam mengidentifikasi atau saat akan membuatnya.

Berikut adalah unsur-unsur yang ada dalam suatu surat dinas:

• Kepala dan kop surat. Biasanya berisi logo dan nama instansi yang mengeluarkan surat resmi ini.
• Nomor surat, biasanya disesuaikan dengan kode dan urutan keluar surat tersebut.
• Tanggal surat
• Lampiran surat, sifatnya tentatif, bisa ada bisa juga tidak.
• Perihal surat, gambaran dari isi surat. Atau jenis surat, misalkan surat izin, dan lainnya.
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat, berisi inti pesan yang akan disampaikan.
• Penutup surat, ini berbeda ya dengan salam penutup. Biasanya sepanjang satu paragraf.
• Salam penutup
• Nama pengirim, bisa beserta tanda tangan ataupun tidak.